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关于实验材料申报采购报销工作流程的通知

发布者:数信学院   发布时间:2017-12-29  浏览次数:136

实验材料管理工作流程及细则

流程:

申报汇总上报批准采购验收归库入库----打印入库单----发票报销----领用-----领出及出库

普通教学材料登录http://10.1.68.163:88/http://sycl.zjnu.edu.cn/

化学品和气体材料登入:实验室管理处网站化学品管理系统申购走流程,最后凭发票和系统导出的验收单报销。

1、材料申报、汇总、上报

1从材料申报管理中打印申报表

系统左侧主菜单栏,材料申报管理中材料申报管理,选择开始时间和结束时间,包括近期申报材料的时间段即可,检索。(一般当前页面只能显示100项,当所申报的项目超过100项时,在左下角出选择300500条) 勾选材料分类旁的方框,则可全选当前页面全部选项。

a.如果无需汇总,可直接选择导至申购汇总表,则在材料汇总管理中可看到数据已经导入。

b.如果需要汇总,则点击选中项导出至Excel全部导出至Excel,再依据库存实际情况和申报材料逐条汇总合并,最后形成汇总后Excel文件。点击材料汇总管理菜单中的批量添加按钮,选择汇总好的文件,点击导入,即可看到导入的数据(若不能导入,仔细核对每一项,特别是分类编号,若仍无法解决联系王毅飞老师,手机短号642082)。注意核对有无数据丢失。

c.导入的数据状态为学院批准(未提交),可修改。全选后,点击选中项打印,即可打印出本次的材料申报汇总表。

2)在Word文档中写一份材料申报报告,内容主要为申报各类别的预算价。

3)申报报告和申报汇总表交黄院审核签字,如果领导审核有增减,则未提交的汇总表相应更改,重新打印签字,办公室盖章,再交给实验室管理处王峥,相应的电子稿及Excel发送至sbc@zjnu.cn

在材料管理系统里汇总表全选,点击提交至学校,待学校审核,此时状态也会变成学院批准(已提交),该状态下材料不允许修改。可联系王峥老师审批。审批过的材料状态为学校已备案。

2、教学材料采购

1)、一年2个学期和短学期三次大采购+零星应急采购

2)、2-5万以下自购材料确定供应商后填写《分散采购记录表》由项目管理部门审核后交采购中心网上公示3天,无异议后方可实施采购。电话683736座机。

3)、2万以下采购一般询价三家,报价最低成交原则,如果超预算太多就减采购数量,总体控制采购金额不超预算。


4)、采购人和验收人要分开,自购材料要各中心材料验收负责人验收过才能凭发票入库单报销,而且不能超过预算。

3、教学材料入库

1)依据发票验收(发票上材料需为申报审批过的)入库

验收实物与发票及送货单上各项目一致,确保材料为使用方所需。

系统中录入库存。在材料申报管理菜单,点选发票上各项材料,点击加入入库篮按钮,可多次添加,再点击查看入口篮按钮,核对材料名称规格、数量、单价等,总价自动生成,保证所有项目与发票上项目及总价完全相同,再填写发票日期,号码,验收日期,供货单位等信息,最后点击确认入库按钮。可在库存管理中看到已经入库的材料

提示:建议一张发票一次入库(入库单号码相同),如果多次入库,并且是一张发票的材料,只需将这几次的入库单号码填成一样的就会打印一张入库单。


2)打印入库验收单

选择材料库存管理库存管理菜单,勾选所要入库的材料或者输入需要打印的入库单编号,点击选中项打印按钮,打印验收入库单。入库单Pdf文件保存,打印签字,与发票一起报销使用。

3)材料归入材料库相应的位置。

4材料出库

根据材料领用单领用材料

系统中点击材料出库管理申领管理

(1)依据材料领用单号码,可输入后4位或5位,点击出库,到出库页面,可根据实际数量确认出库。

注意:当点击出库按钮不能跳出出库页面或者出库页面数据不能更改时,关闭打开的申报、汇总等其他页面仅保留申领管理和库存管理即可解决此问题。

(2)若出现手写领用项目,在库存管理中检索到手写项,勾选加入用户申领篮,在用户申领编号中输入全部领用单编号12位,点击保存,再操作第一步,点击出库,输入手写项的数量,出库即可。

5、发票报销

凭发票和材料入库验收单签字预约报销(各自预约报销)。

发票上签字人:采购人-中心副主任-周水红(审核登记)-郑忠龙-吴向齐(多张发票填写汇总单,汇总单上周水红-郑忠龙-吴向齐签字,郑忠龙在每张发票和汇总单、入库验收单上都要签字)。